Von kurz- und langfristigen Aufgaben.

0

Meine Arbeit besteht in der Regel aus vielen kleinen und großen Aufgaben.

Natürlich ist jede von ihnen wichtig und sollte so schnell wie möglich bearbeitet werden.

Noch besser: Am besten ist es, sie sofort zu erledigen.

In diesem Blog geht es um Aufgaben, die man kurzfristig erledigen kann oder die man langfristig erledigen muss, um sie zu erledigen.

Das erfordert Organisation, damit Sie nicht den Überblick verlieren und planlos durch den Arbeitsalltag irren.

Überblick verschaffen
Reihenfolge überarbeiten
Komplexe Aufgaben konvertieren
Ungleichgewicht vermeiden
Aufgaben abhaken
Ziehen Sie die Notbremse
Möglichkeiten prüfen

Wie versuche ich, das erwähnte Ungleichgewicht täglich zu vermeiden? Und ja, nach meiner Erfahrung muss man jeden Tag etwas dagegen tun.

Und zwar mehrmals.

Es ist wie Zähneputzen.

Die sofortige Bearbeitung von kleinen Aufgaben, die kurzfristig gelöst werden müssen, bringt in erster Linie große Zufriedenheit.

Man arbeitet an etwas und es schreitet voran.

Aber nur bei dieser Art von Aufgaben.

Gleichzeitig übernehmen die anderen, langfristigen, vielleicht von ihrer Natur her recht komplexen Aufgaben.

Die Chance auf eine realistische Ausführung nimmt dann rasch ab.

Es entsteht ein Ungleichgewicht, das Gleichgewicht geht verloren.

Mögliche Konsequenzen: Unzufriedenheit.

Mit sich selbst, Kollegen oder auch Kunden.

Letztlich wirtschaftliche Nachteile.

Um in jedem Fall eine realistische und ausgewogene Bewältigung aller persönlichen Aufgaben zu gewährleisten, ist etwas Planung und Organisation notwendig.

Das Folgende ist trügerisch.

Vielleicht haben Sie diese Antwort bereits erhalten: “Gestern ist ok! Welche Frage wurde im Vorfeld gestellt? Sicher: “Wann sollte es getan werden?” Die Antwort ist nicht wirklich lustig.

Manchmal verschweigt der Interviewer einfach, dass er selbst keinen Zeitplan hat.

Das ist nur nebenbei bemerkt.

Bevor ich einen neuen Eintrag anlege, stelle ich mir die Frage, ob die jeweilige Aufgabe wirklich auf meine Liste gehört.

Vielleicht ist jemand anderes besser geeignet, daran zu arbeiten, oder hat im Moment mehr Zeit? In diesem Fall wird die Aufgabe sofort weitergereicht.

E-Mails müssen gegebenenfalls als Aufgaben gekennzeichnet werden.

Wenn sich eine Aufgabe aus einem Telefongespräch oder einer persönlichen Besprechung ergibt, muss ich sie in die Liste aufnehmen.

Neue Aufgaben können sich auch aus der Bearbeitung einer Aufgabe ergeben.

Der Aufgabenkurztext muss aussagekräftig sein.

Manchmal sind zusätzliche Notizen erforderlich.

Diese werden in den Details der Aufgabe gespeichert.

Zurück zur Liste.

Die Liste muss für einen guten Überblick immer aktuell sein.

Daher benötigt das folgende Verfahren täglich etwas Zeit.

Aber die Investition lohnt sich.

Zunächst einmal brauche ich einen Überblick in Form einer Liste.

Dazu benutze ich die Aufgabenverwaltung meines E-Mail-Clients Microsoft Outlook.

Nun sind natürlich alle Outlook-abwilligen Benutzer auf dem Laufenden, da ich nur diese Software benutzen kann.

Aber ich bin sicher, dass es noch viele andere gute Anwendungen zu diesem Thema gibt.

Es wird für jeden etwas dabei sein.

Und nebenbei bemerkt: Outlook ist in vielen Unternehmen sehr verbreitet.

Die Aufgabenverwaltung von Microsoft Outlook “lebt” von der Fälligkeit einer Aufgabe: Heute, morgen, diese Woche, nächste Woche oder an einem Datum.

Sie können das Fälligkeitsdatum schnell und einfach anpassen.

Ich habe mir also angewöhnt, Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum zu planen.

Was heute getan werden sollte, ist auch heute fällig.

Wenn morgen etwas getan werden muss, verschiebe ich das Fälligkeitsdatum einfach auf den nächsten Tag.

Bis jetzt habe ich keinen anderen Weg gefunden, als die Liste mit viel Selbstdisziplin zu verwalten.

Auf jeden Fall ist es wichtig, dass ich das in einem zentralen Antrag zeitnah erledige.

Was nicht auf der Liste steht, läuft Gefahr, vergessen zu werden.

Einige Aufgaben können auch als Termine angezeigt werden.

Beispiel: Jemanden anrufen.

Zu diesem Zweck lege ich keine Aufgabe, sondern einen Termin an.

Dadurch wird meine Liste nicht unnötig erweitert.

Es ist wichtig, dass der Gesamtzusammenhang nicht verloren geht.

Sonst wird er schnell mit den elementaren Aufgaben verwechselt, die kurzfristig gelöst werden müssen und nicht Teil eines größeren Kontextes sind.

Komplexe Aufgaben erfordern oft einen entsprechenden Zeitaufwand.

Nach meiner Erfahrung können sie jedoch in mehrere kleine Teilaufgaben umgewandelt werden.

Dabei spielt die Reihenfolge eine Rolle.

Beginnen Sie in jedem Fall mit einer geeigneten Teilaufgabe, auch wenn sie nur eine halbe Stunde dauert.

Dann ist die Einstiegshürde überwunden.

Meistens ist es jedoch wahrscheinlicher, dass Sie etwas mehr Zeit investieren.

Das Ganze ist dynamisch: Prioritäten in der Bearbeitung können sich kurzfristig ändern.

Das sollte aber nicht zu oft passieren, sonst macht Planung keinen Sinn.

..

Share.

Leave A Reply